Nereti man uzdod jautājumu, ko īsti dara kāzu organizators?

Sapratu, ka par šo jautājumu ir jārunā atkal un atkal, tāpēc satikāmies ar Lieni no Līgavam.lv, lai kopīgiem spēkiem painformētu.

Ir pāri, kuri ir pārliecināti, ka viņu kāzu organizēšanā noteikti jāiesaistās kāzu organizatoram, jo viņiem viss process un mana loma ir skaidra, taču ir pāri, kuriem šī profesija ir nedaudz kā “miglā tīta” un lielākais klupšanas akmens ir apgalvojums sev un citiem, ka organizēt kāzas nozīmē tikai atrast trešās personas, respektīvi, ieteikt fotogrāfu, mūziķus, ceremonijas un svinību vietas utt., taču es gribētu teikt, ka šī ir tikai kripatiņa no mana darba un tas ir tikai sākums. Vairāk kā izejas punkts, no kura sākas šis piedzīvojumu pilnais ceļš līdz kāzu dienai.

Tehniski atbildot uz šo jautājumu, es varētu teikt tā, ka mans, kā jūsu kāzu organizatora uzdevums ir izstrādāt kāzu dienas stilistiku, loģistiku un laika grafikus, tehnisko scenāriju, atbilstoši praktiskai nepieciešamībai un saskaņā ar jūsu​ vēlmēm. 

Es sadarbojos ar jaunā pāra vedējiem vai vakara vadītāju, iepazīstinu ar stilistiku, kopīgi izstrādāju un pielāgoju tehnisko scenāriju, koordinēju tā darbu kāzu dienā. Nodrošinu, lai tehniskais personāls un visi iesaistītie pārstāvji ir informēti par saviem pienākumiem un kāzu dienas programmu. Savu iespēju robežās rūpējos par viesu un dalībnieku vēlmēm.  Sadarbībā ar jauno pāri, veicu pakalpojumu, piegādātāju koordināciju.

Taču izejot ārpus striktiem apgalvojumiem un nosacījumiem, es ļoti labprāt ar jauno pāri sadraudzējos un kļūstu par viņu ikdienu līdz pat kāzu dienai, lai pēc iespējas dziļāk izprastu viņu būtību un atrastu ​kādu niansi, kas būtu kā vadlīnija.

Man, kā rīkotājam, būtiski ir darīt lietas secīgi līdz redzu kopainu. Jāteic, ka bieži vien to ieraugu jau daudz ātrāk kā jaunais pāris un tad nākas mierināt, jo viņiem bieži šķiet, ka vēl ir tik daudz nepadarītu nianšu, ka darba ir pilnas rokas, taču es jau redzu šo darbu sadalījumu un gala rezultātu.

Lai svētki izdotos, mans uzdevums ir radīt komandu ar vienu mērķi, kopīgi darboties kā profesionāļiem. Nav nepieciešams izcelt un pierādīt katram savas spējas un nostāju.
Man ir svarīgi saliedēt visus, lai nebūtu mūžīgā cīņa par svarīgumu - ēdinātajam ar dekoratoru, bārmenim ar viesmīli utt. 

Diena ir atbildīga. Esmu informēta un man nepārtraukti jāzina, kur atrodas dienas svarīgākās personas, respektīvi pāris un cikos tie ieradīsies. Tas ir svarīgi ne tikai viesiem un vakara vadītajam, kuriem viņus jāsagaida un jāizklaidē, bet arī pavāram un bārmenim, kuri gatavo uzkodas un dzērienus sagaidīšanai. Virtuvē top siltais ēdiens, kam gaidīt nepatīk.

​Ar katru no iesaistītajiem es sazinos kāzu rītā un dienas gaitā, lai pārliecinātos, ka viss ir labi, jo ja gadījusies aizķeršanās vai kas ārkārtējs, tad mans pienākums ir risināt situāciju. Neviens taču neuzdrošināsies zvanīt kāzu dienā līgavai, lai pabrīdinātu vai gaidītu situācijas risinājumu.

​Līgavai un līgavainim ir jābauda svētki, nevis jārisina problēmas un tieši tāpēc esmu es, lai “turētu roku uz pulsa” un neļautu nojaust viņiem, ja nu ir gadījusies kāda ķibele. Nav svarīgi vai tā ir vienkārši sadzīviska situācija, informatīva jeb kas lielāks...pārim nebūtu par to jāraizējas.

Kā piemēru varu minēt situāciju, kad ierodos pie florista un ieraugu pasūtīto līgavas pušķi un pirmo reizi man sariesās asaras, jo pušķis tiešām bija neglīts un ne tuvu pasūtītajam. Savā galvā jau pārcilāju dienas plānu, sapratu, ka laika man nav. Viesnīcā, kur līgava pucējas, pušķim ir jābūt jau pēc 30 minūtēm un man jādodas tālāk, taču man rokas neceļas to viņai vest. Pušķi nepaņēmu, pasūtīju, lai nekavējoties uztaisa jaunu, ko vēlāk paņēma mana asistente un nogādāja līgavai tieši pie baznīcas durvīm, pirms iešanas iekšā.

Vai gadījums, kad reiz kāda kāzu ceremonija notika vietā, kur nebija pieejama tualete, bet viesu skaits pārsniedza 100 personas un labierīcības tika pasūtītas speciālā kompānijā, kas piegādā attiecīgajā vietā un laikā. Kamēr es vēl rosījos pa svinību vietu pirms doties uz ceremoniju, man pienāca zvans no asistentes, kura ziņoja, ka paredzētajā laikā šī tualete vēl nav atvesta.

Sazvanīju šo kompāniju un sapratu, ka darbinieks, kuram bija paredzēts piegādāt šo tualeti ir sajaucis augustu ar septembri un mierīgi atpūšas jūras krastā ar ģimeni. Nenoliegšu, manī iestājās neliela panika, jo ir stunda līdz ieradīsies viesi, Rīgā notiek pilsētas svētki un ir sestdiena. Tālāk jau risinājās filmas cienīgs scenārijs, taču tualete tika atrasta un nogādāta attiecīgajā vietā, burtiski, divas minūtes pirms ieradās pirmais viesu pāris. Sirreāla situācija – es stāvu meža vidū un skatos, ka no vienas puses brauc mašīna ar tualeti uz piekabes, savukārt no otras puses nāk viesi.

Padalīšos ar vēl vienu situāciju no šīs vasaras. Iedomājieties - skaists, saulains rīts. Esmu atnākusi pie līgavas, kur notiek patīkama rīta kņada. Meitenes pucējas un dzer šampanieti. Zvans no dekoratora, ka viņi ir ieradušies dekorēt baznīcu norunātajā laikā, agri no rīta, lai uzreiz pēc tam dotos uz svinību vietu turpināt dekorēt, taču baznīcas atbildīgais, nelaiž viņus iekšā, jo pirms mūsu kāzām, tomēr būšot vēl vienas, par kurām iepriekš viņš aizmirsa pabrīdināt. Tas jau būtu nieks, ja ir vēl viena kāzu ceremonija, taču šim pārim ir pavisam cits dekorēšanas koncepts, citi toņi un ziedi un svarīgākais, ka bijām paredzējuši baltu paklāju, kas divas ceremonijas “nepārciestu”.

Mieru tikai mieru. Turpināju smaidīt un virzīties uz durvju pusi. Atvadījos no līgavas un pārējiem, sacīdama, ka došos tālāk, lai viņām jauka pucēšanās. Aizdomas neradās un nevienu brīdi nebija prātā par šo paziņot līgavai. Bija tikai viena doma – tikt ātrāk uz baznīcu un nelikt jaunam pārim vilties un sajust pat vismazāko spriedzi.
Arī šo “mazo” starpgadījumu atrisinājām. Dekoratori atstāja visu sagatavotu, salika “pa rokai” un līdz ko pirmā ceremonija bija beigusies un viesi devās prom, mēs ar komandu lielā tempā dekorējām ceremonijas vietu. Baltais paklājs un trepes ir izaicinājums, ja to izklāj pirmo reizi.

Tas ir tikai neliels ieskats un piemēri no situācijām, kas neparedzēti var gadīties, taču paralēli tam visam, ir jāpieturas pie izplānotā un jāturpina savs ierastais darba ritms.

Vienmēr cenšos parūpēties arī par visu komandu, kuri strādā šajā projektā kopā ar mani. Man ir svarīgi, lai arī viņi jūtas komfortabli un pilda savu darbu ar pilnu atdevi.
​Mēs taču iepriecinām jauno pāri, tāpēc arī mums ir jābūt priecīgiem!

Bez organizatora ir riskanta tieši pati kāzu diena, kad viss process notiek, taču katrs, kurš ierodas pildīt kādu uzdevumu kāzās, grib ar mani aprunāties un pārliecināties, ka viss rit pēc plāna, grib saņemt atbildi, tādu kā apstiprinājumu. Tāpēc man ir asistenti, kuriem ir darba uzdevumi, lai es varu pievērsties un baudīt plānošanas darba augļus​. Jebkuram iesaistītajiem interesē arī praktiskas lietas - kur jānoliek personīgās mantas, jāpārvelk apavi, jāsaprot, kur viņi var piesēst un vai kafiju drīkst iet dzert pie bāra vai tomēr viss tiks servēts atsevišķā telpā.
Tie varētu šķist sīki un nenozīmīgi jautājumi, taču kāzu dienā tas paņem ļoti daudz uzmanības un laika. Ja pasākumā nav organizators, tad katram nākas pašam iejusties, saprast situāciju un darīt tā, kā viņš uzskata par pareizu. 

Neapšaubāmi kāzu organizators nepieciešams tikpat ļoti cik jaunajam pārim, tik iesaistītajam personālam. Ja nav kāzu rīkotāja, tad nereti organizatoriskas dabas jautājumi tiek adresēti dekoratoriem, vakara vadītājam, fotogrāfam, pat mūziķiem.
Aprunājos arī ar kolēģiem un jautāju viņu viedokli, kāpēc viņi iesaka kāzu procesu uzticēt organizatoram un ko tas atvieglo viņu darba procesā.

Profesionāļu viedoklis:

Liene Pētersone - fotogrāfe

Kāzu pārim izvēloties svētku organizatoru, visticamāk būs daudz lielāks miers un vairāk brīva laika, gatavojoties un gaidot šo dienu. Arī kāzu dienā varēs aizmirst par organizatorisko pusi un atstāt telefonu mājas, jo nevajadzēs aktīvi iesaistīties vēl pēdējo lietu kārtošanā un pārbaudīt, vai viss ir kā plānots. Manuprāt, izvēloties organizatoru, pāri var daudz vairāk izbaudīt šo dienu, pamanīt detaļas un sajust arī patīkamu pārsteigumu momentus.

Fotogrāfa darbā organizatora klātbūtne atvieglo daudz skaidrāka dienas plāna izstrāde, mierīgākas sajūtas pārim, kas atvieglo arī foto procesu. Tāpat vienmēr arī ir daudz skaistu detaļu un vienots, pārdomāts dienas vizuālais stils.

Agneta Jonele – fotogrāfe

Viena no būtiskākajām priekšrocībām, uzticot  kāzu organizēšanu profesionālim ir tā, ka kāzu dienā pāris pilnībā var baudīt savus svētkus un nedomāt par praktiskām un tehniskām lietām. Zinu, ka ir ļoti radoši pāri, kas var saviem spēkiem noorganizēt kāzas, taču dažkārt nākas novērot, ka līgava un līgavainis, pienākot kāzu dienai, ir ļoti noguruši, kā arī  turpina raizēties par dažnedažādām organizatoriskām lietām. Ja šīs rūpes uzticētas kāzu rīkotājam, pārim ir mazāk stresa, saspringuma, vairāk ļaušanās un miera sirdī.

Dagnija Gaile – dekoratore Love Letters

Svarīgākā atšķirība ir koordinācijas procesā. Ar organizatoru visi jautājumi ir ļoti skaidri atrisināti, ieguldot daudz mazākas darba stundas, jo strādā profesionāļu komanda, zinot, ko no kura var gaidīt, kas otram jāzina, kam jāpievērš uzmanība. Kāzu procesā iesaistītie īpaši to jūt un novērtē kāzu dienā. Gadījumos, kad jaunais pāris savas kāzas koordinē paši lielākoties, kad ierodas iesaistītās puses visiem ir kādi jautājumi un tad mēs dekoratori acīmredzot izskatāmies visvairāk kā organizatori un mums tiek uzdoti 101 jautājums par bārmeņu, dīdžeja, mūziķu utt. iesaistīto darbu, tie ir jautājumi, kas nav mūsu kompetencē un par kuriem neesam informēti.

Pasākuma rīkotājs visbiežāk nodrošina kādas personas – asistenta būšanu uz vietas pasākuma vietā, turklāt, ja ir kādi jautājumi kāzu rītā vai dienā, vienmēr vari sazināties ar organizatoru. Esmu pārliecināta, ka jaunais pāris savu lielo dienu var izbaudīt daudz vairāk, ja kāzu dienā viņus neviens netraucē un visas ekstremālās vai mazāk ekstremālās situācijas un pasākuma gaitu risina profesionālis.

Krišs Zupiņš – catering Mesty Gourmet

Manuprāt, ir jāatvieglo kāzu plānošanas laiks un jāuztic to konkrētās nozares profesionāļiem, jo tie parūpēsies, lai svinību laikā Jūs varētu baudīt brīdi un nesatraukties par blakus notiekošo. Vai konfeti ir sagatavots, vai ir saskaņota uguņošana noteiktās dziesmas brīdī, vai ēdinātāji ir informēti par papildus pieciem viesiem, no kuriem ir divi vegāni, viens bērns un divi neēd zivi? Un tie ir tikai sīkumi pasākuma laikā, neskaitot pusgada sagatavošanās darbus.

Iluta Piternika - dekoratore

Tā kā dekoratori svinību vietā parasti ierodas pirmie, tad nereti ir pāri, kas, dekoratoriem nezinot, viņus ir iecēluši par pasākuma koordinatoriem. Bieži vien mūsu kontakti ir iedoti vakara vadītājiem, mūziķiem un citiem iesaistītajiem, līdz ar to visi atbraukušie sāk mums uzdot daudzus jautājumus par svinībām – sākot ar to, kur atrodamas rozetes un beidzot ar to, cikos ierodas viesi. Ja kāzās ir organizators, tad visi šie jautājumi jau sen ir apspriesti un visas iesaistītās puses zina, kur, kad, cikos būs.

Dažās kāzās esam piedzīvojuši, ka sāk jau ierasties viesi, taču nav ieradies ne dīdžejs, ne vakara vadītājs. Viesi mēmā klusumā staigā apkārt, brīnās un nesaprot, ko drīkst un ko nedrīkst darīt, jo neviens viņus nesagaida. Šādu situāciju nekad neesmu piedzīvojusi kāzās, kurās ir kāzu organizators. Šādi neveikli brīži no darba spara izsit arī dekoratorus, jo vēl nepabeigtajā svinību zālē sāk ielūkoties viesi, kurus neviens neizklaidē. Tādēļ nenoliegšu, ka vieglāk ir strādāt tajās kāzās, kurās ir kāzu rīkotājs. Tur neizpeld nezināmi zemūdens akmeņi, tur viss ir loģiski saplānots pa minūtēm, visi jautājumi jau ir iepriekš apspriesti un katra iesaistītā puse par visiem 100 procentiem var pievērsties tikai savam uzdevumam, nevis paralēli atbildēt un koordinēt citus. Kāzu rīkotājs atbild par visu procesu, tādēļ no viņiem visticamāk nenāksies dzirdēt vārdu – nezinu.

Arvis Zēmanis – vakara vadītājs

Kāzu organizators ir sava veida orķestra diriģentu, kas savelk kopā visas struktūras un piešķir orķestrim un visam notikumam kopīgu skanējumu un ritmu. Pasākuma organizators ir tas, kurš zina atbildes uz visiem jautājumiem. Noteikti, kāzas var notikt bez nolīgta organizatora, bet tad šim viszinim un visu atbilžu īpašniekam ir jābūt kādam no radiem vai draugiem.

Es vadu kāzas gan ar organizatoriem, gan bez. Bieži vien otrā gadījumā daudzi no jautājumiem pasākuma laikā tiek virzīti vadītāja jeb manā virzienā, sākot ar to, kur ir vāzes ziediem, kur viesmīļi liks ēdienu, kur dot dāvanas, kurā istabiņā kurš paliek un beidzot ar to, kādēļ viesmīļi nesmaida un vai es varētu nomainīt muzikālo noformējumu. Kāzās bez organizatora es esmu daudz uzmanīgāks un pievēršu lielāku uzmanību. Jāatzīst, ka ir gadījumi, kad kāzinieku radi un draugi veic izcilu organizatorisko darbu, bet noteikti viņi neizbauda notikumu tik brīvi.

Paldies par bildēm lieliskajām fotogrāfēm:
Liene Pētersone
Linda Lauva